SŁOWNIKI
Aby jak najbardziej uprościć pracę z danymi do systemu wprowadzono specjalne kartoteki - słowniki. Powinny one być wypełnione na początku pracy z systemem i wykorzystywane są późnej we właściwych kartotekach, (np. kartotekach obiektów) jako listy wyboru, mogą również służyć jako parametry do filtrowania danych (np. w różnego rodzaju zestawieniach). Przykładowe słowniki:

• klasy - charakteryzują strukturę własności, do której przynależą poszczególne obiekty np. wspólnoty mieszkaniowe, spółdzielnie mieszkaniowe, domki jednorodzinne
• obszary - charakteryzują położenie geograficzne obiektów, np. Śródmieście, Podgórze
• parametry - wielkości biorące udział w rozliczaniu obiektów lub opisujące pewne ich cechy np. powierzchnia użytkowa mieszkania, powierzchnia całkowita mieszkania, liczba osób
• świadczenia - lista wszystkich opłat jakie występują spółdzielni lub wspólnocie mieszkaniowej np. eksploatacja, zimna woda, ciepła woda, administracja, fundusz remonty, opłata za internet.
• sposoby liczenia - wzorce sposobów naliczania opłat miesięcznych (zaliczkowych) i rozliczania tych opłat

KARTOTEKI

W systemie znajduje się szereg kartotek zawierających informacje o osiedlach, wspólnotach i obiektach. Najważniejszą z nich jest kartoteka obiektów, z którą użytkownik systemu Lokale będzie pracował najczęściej. Obiektami mogą tutaj być zarówno poszczególne mieszkania w bloku, klatki schodowe, bloki, węzły cieplne, jak i inne jednostki rozliczeniowe. Mogą to być zarówno obiekty fizyczne, jak również obiekty wirtualne służące jedynie rozliczaniu pewnych opłat. W kartotece obiektów znajdują się zarówno dane ewidencyjne, jak i rozliczeniowe. Do pierwszych można zaliczyć dane adresowe i klasyfikacyjne (odwołujące się do słowników lub innych kartotek), do drugich wartości parametrów danego obiektu, świadczenia danego obiektu, sposób liczenia opłaty miesięcznej dla danego obiektu, sposób rozliczania opłat dla danego obiektu. Tutaj również znajdują się informacje o urządzeniach pomiarowych (wodomierzach, ciepłomierzach, podzielnikach ciepła, licznikach energii elektrycznej) znajdujących się w danym obiekcie, łącznie z całkowitą historią odczytów.