Program do zarządzania nieruchomościami Lokale jest kompleksowym rozwiązaniem ułatwiającym i usprawniającym proces  administrowania wspólnotami lub spółdzielniami mieszkaniowymi, TBS-ami, współwłasnościami i nieruchomościami komercyjnymi.

Oprogramowanie dla zarządców działa w środowisku Windows, posiada przyjazny i czytelny interfejs użytkownika. System zarządzania nieruchomościami Lokale nie jest podzielony na „moduły”, użytkownik oprogramowania do zarządzania nieruchomościami Lokale, od początku ma dostęp do pełnej funkcjonalności programu m.in. ewidencji danych, naliczenia rozliczania opłat, obsługi uchwał, zgłoszeń, księgowości, funkcji odpowiedzialnych za komunikację z mieszkańcami.

Program dla zarządców nieruchomości Lokale posiada bardzo duże możliwości w zakresie ewidencjonowania danych oraz naliczania opłat i ich rozliczania na podstawie faktycznie poniesionych kosztów.

Główne możliwości programu

Ewidencja danych:

  • pełna ewidencja zasobów wchodzących w skład nieruchomości z określeniem rodzaju zasobu (lokale mieszkalne, użytkowe, miejsca postojowe, garaże, reklamy, pomieszczenia gospodarcze),
  • możliwość definiowania dowolnych parametrów opisujących zasoby wspólnoty ( wszelkiego rodzaju powierzchnie, udziały, ilości osób, współczynniki itp.). Ewidencja wartości parametrów z możliwością rejestrowania zmian zachodzących w czasie,
  • ewidencja dokumentów związanych z nieruchomością w formie cyfrowej, możliwość kategoryzowania dokumentów,
  • ewidencja danych osobowych wszystkich podmiotów związanych z daną nieruchomością (właścicieli, najemców, dostawców, pozostałych kontrahentów).

 

Naliczanie/ rozliczanie opłat:

  • całkowita automatyzacja procesu naliczania zaliczek miesięcznych i późniejszego ich rozliczania na podstawie faktycznie poniesionych kosztów, uwzględniająca wszystkie zmiany w okresie naliczenia i rozliczenia zaliczek (zmiany właścicieli, zmiany parametrów lokali np. ilości osób, naliczanych ryczałtów, stanu posiadania lub wymiany urządzeń pomiarowych itp.),
  • możliwość wykorzystania w procesie naliczania/ rozliczania opłat jednego z wielu dostępnych w programie sposobów liczenia, możliwość definiowania nowych sposobów naliczania lub rozliczania opłat,
  • możliwość wyliczania średnich norm zużycia dla mieszkańców wyposażonych w liczniki indywidualne pozwalająca na automatyczną aktualizację opłat miesięcznych na kolejny okres rozliczeniowy w oparciu o zużycia z poprzedniego okresu,
  • generowanie raportów, zawiadomień o wymiarze zaliczki miesięcznej i rozliczenia, faktur i innych, dowolnych dokumentów sprzedaży,
  • możliwość dokonywania jednorazowych obciążeń mieszkańców,
  • przejrzysty mechanizm wystawiania dokumentów korygujących miesięczne zaliczki lub rozliczenia.

 

Urządzenia pomiarowe:

  • ewidencjonowanie informacji o urządzeniach pomiarowych wraz z całkowitą historią odczytów,
  • możliwość importu liczników i odczytów liczników indywidualnych z plików CSV, XLS lub XML generowanych przez zewnętrzne firmy (Ista, Techem, B-Meters),
  • ewidencjonowanie informacji o datach legalizacji urządzeń pomiarowych, automatyczne powiadomienia o zbliżającym się terminie legalizacji,
  • pobieranie informacji o odczytach wprowadzonych przez mieszkańców w internetowej kartotece mieszkańca LokaleNet lub aplikacji mobilnej LokaleNet,
  • naliczanie/ rozliczanie opłat na podstawie odczytów z urządzeń pomiarowych.

 

Uchwały/ Ankiety:

  • ewidencja uchwał/ ankiet wspólnoty z pełnym archiwum głosowań,
  • obsługa głosowania – generowanie imiennych kart do głosowania, list obecności, list do głosowania na zebraniach,
  • obsługa głosowań online – głosowanie nad uchwałami poprzez aplikację LokaleNet,
  • monitorowanie wyników głosowania, powiadomienia o przegłosowanych uchwałach/ ankietach,
  • możliwość generowania wydruków z wynikami głosowania oraz powiadomień o podjętych/ odrzuconych uchwałach.

 

Zgłoszenia:

  • ewidencjonowanie zgłoszeń od mieszkańców dotyczących awarii, problemów z czystością i innych nieprawidłowości,
  • obsługa zgłoszeń dodanych przez mieszkańców poprzez aplikację LokaleNet
  • generowanie kodów QR dla budynków – zeskanowanie kodu QR umożliwia przesłanie zgłoszenia mieszkańcom nie posiadającym aplikacji LokaleNet,
  • przesyłanie informacji o zgłoszeniach w formie zleceń do zleceniobiorców,
  • informowanie mieszkańców o statusie realizacji zgłoszenia.

 

Obsługa techniczna nieruchomości:

  • ewidencjonowanie terminów (przeglądów budowlanych, przeglądów technicznych, legalizacji urządzeń, zebrań itp.),
  • gromadzenie informacji o wykonaniach terminów z możliwością podpinania plików (skany protokołów, zdjęcia itp.),
  • ewidencjonowanie remontów prowadzonych w poszczególnych budynkach z możliwością załączania plików,
  • ewidencjonowanie zleceń wykonywanych na rzecz wspólnoty/ spółdzielni,
  • funkcja automatycznego przypominania o zbliżających się terminach i niezałatwionych zgłoszeniach,
  • książka obiektu budowlanego.

 

Oprogramowanie Lokale dzięki rozbudowanej funkcjonalności jest świetnym wyborem dla osób poszukujących prostego w obsłudze programu księgowego dla wspólnot mieszkaniowych. Rozbudowana konfiguracja systemu decyduje o uniwersalności systemu i pozwala na jego zastosowanie również w firmach zajmujących się obsługą księgową nieruchomości komercyjnych.

 

Księgowość:

  • możliwość zbudowania własnego planu kont księgowych z wielostopniową strukturą kont syntetycznych i analitycznych,
  • możliwość zdefiniowania schematów dekretacji określających w jaki sposób mają być księgowane dokumenty sprzedaży, zakupu i operacje bankowe. System automatycznej dekretacji na kontach zdecydowanie przyspiesza księgowanie dokumentów, minimalizując przy tym ryzyko popełnienia błędów,
  • prowadzenie pełnej ewidencji dokumentów sprzedaży, zakupu, księgowań i wyciągów bankowych,
  • możliwość prowadzenia rozrachunków z właścicielami lub najemcami lokali. W przypadku podmiotów posiadających kilka lokali we wspólnocie program umożliwia prowadzenie rozrachunków osobno lub też połączenie ich w dowolny sposób zgodnie z zaleceniem właściciela lokalu,
  • możliwość prowadzenia rozrachunków z dostawcami, pozwalająca w łatwy i szybki sposób ustalić stan rozrachunków z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz wspólnoty,
  • obsługa przyznawanych mieszkańcom dodatków mieszkaniowych,
  • możliwość ewidencjonowania wyciągów bankowych poprzez wprowadzenie ich pozycji do systemu,
  • usługa AIS – pobieranie historii operacji bankowych bezpośrednio z banku, bez konieczności każdorazowego logowania się i zapisu historii do plików,
  • możliwość automatycznego wczytania wyciągów bankowych generowanych w formatach MT940 oraz CSV. System Lokale współpracuje ze wszystkimi bankami, które pozwalają wygenerować wyciągi bankowe (lub historię operacji) w formatach CSV lub MT940. Oprogramowanie posiada wbudowane mechanizmy rozpoznawania wczytywanych pozycji wyciągu bankowego – rozpoznawanie kontrahenta po subkoncie, nazwie lub koncie bankowym, rozpoznawanie rodzajów operacji: prowizje i odsetki bankowe, przelewy przychodzące i wychodzące, płatności masowe
  • obsługa płatności masowych – identyfikacja kontrahenta zapewniona przez system wirtualnych numerów rachunków
  • automatyczne parowanie operacji bankowych z właściwymi dokumentami sprzedaży lub zakupu oraz automatyczne dekretowanie ich na właściwych kontach księgowych
  • możliwość automatycznego zaksięgowania wpłaty dotyczącej wielu rozrachunków na podstawie reguł ustalonych przez użytkownika w konfiguracji programu
  • program kontroluje saldo początkowe i końcowe wyciągu bankowego z przychodami i rozchodami zarejestrowanymi w tym wyciągu
  • możliwość przypisania przychodów i kosztów do budynków, nieruchomości lub rodzajów zasobów (mieszkania, lokale użytkowe, garaże, miejsca postojowe itp.) według wskazanego przez użytkownika programu sposobu podziału
  • możliwość szybkiego wprowadzania dokumentów zakupowych połączona z automatycznym księgowaniem tych dokumentów na właściwe konta kosztowe, zgodnie z zasadami ustalonymi przez użytkownika w schematach dekretacji
  • Pobieranie dokumentów zakupu z KSeF.
  • Rozbudowany moduł OCR, umożliwiający odczytywanie dokumentów (np. faktur zakupu) z plików graficznych lub plików PDF.
  • możliwość generowania poleceń przelewu dla wprowadzonych dokumentów zakupu
  • generowanie raportów o aktualnym saldzie kontrahenta
  • możliwość sporządzania sprawozdań budżetowych, generowania wydruków i raportów sprawozdawczych
  • Generowanie plików JPK, E-sprawozdań oraz deklaracji CIT-8.
  • kontrola kompletności i poprawności dekretacji wprowadzanych do systemu dokumentów,
  • alternatywnie do własnej części księgowej program Lokale może współpracować z innymi systemami finansowo księgowymi (Unisoft, Symfonia, CDN Optima, Teta, T-Soft, SoftLab, Reset, Eden, Handel)

 

Windykacja należności:

  • możliwość naliczania odsetek od nieterminowych zapłat, program pozwala zdefiniować własne stopy procentowe i terminy zapłat dla każdej ze wspólnot, istnieje również możliwość wprowadzenia indywidualnych stóp procentowych wynikających np. z zawartych umów
  • generowanie wezwań do zapłaty w oparciu o aktualny stan zadłużenia
  • ewidencja kolejnych etapów postępowania windykacyjnego pozwalająca na bieżąco monitorować stan sprawy
  • ewidencja spraw sądowych
  • możliwość rozłożenia zadłużenia na raty oraz ustalenia harmonogramu spłat

 

Program dla zarządców nieruchomości Lokale posiada wiele wbudowanych  narzędzi usprawniających  pracę zarządcy w zakresie komunikacji z mieszkańcami, począwszy od łatwej wysyłki korespondencji elektronicznej, przez komunikację z mieszkańcami przy pomocy internetowej kartoteki mieszkańca LokaleNet i aplikacji mobilnej LokaleNet, a skończywszy na możliwości wysyłki wiadomości SMS.

 

Komunikacja:

  • Komunikacja z właścicielami lokali za pośrednictwem internetowej kartoteki mieszkańca – LokaleNet.
  • Komunikacja z mieszkańcami za pośrednictwem mobilnej aplikacji LokaleNet,
  • prowadzenie ewidencji obiegu korespondencji,
  • możliwość wskazania preferowanej przez właściciela lokalu formy kontaktu (e-mail, list zwykły, list polecony, list do skrzynki, SMS)
  • możliwość generowania korespondencji seryjnej do wielu odbiorców na podstawie zdefiniowanych szablonów
  • możliwość przygotowania kompletu dokumentów dla danego kontrahenta, dzięki funkcji kompletowania można przygotować wydruk składający się z kilku raportów posortowanych według właścicieli (np. komplet dokumentów składający się z bieżącego naliczenia, rozliczenia oraz informacji o aktualnym saldzie)
  • możliwość wysłania do właścicieli lokali wiadomości e-mail wraz z dodatkowymi załącznikami przy pomocy kreatora tworzenia wiadomości e-mail wbudowanego do programu
  • możliwość wysłania do mieszkańców wiadomości e-mail z poziomu jakiegokolwiek raportu (dany raport np. zawiadomienie o wymiarze zaliczki zostanie dołączone do wiadomości jako załącznik w formacie PDF)
  • możliwość obsługi poczty e-mail bezpośrednio w programie dla Zarządców Lokale.
  • szyfrowanie plików pdf wysyłanych do mieszkańców
  • możliwość wysyłki z programu wiadomości SMS. Usługa Lokale SMS pozwala na wysłanie do jednego mieszkańca, grupy lub do wszystkich mieszkańców (dla których wprowadzono w programie numery telefonów na potrzeby wysyłki SMS) krótkich wiadomości tekstowych SMS-em. Mogą to być informacje wspólne dla wszystkich właścicieli (np. o braku prądu czy wody lub przeprowadzanych pracach na terenie wspólnoty), jak również informacje spersonalizowane (np. o nowych stawkach miesięcznych, rozliczeniach czy o saldzie). Aby skorzystać z tej funkcjonalności, konieczne jest podpisanie dodatkowej umowy na usługę LokaleSMS.