Program Lokale jest kompleksowym rozwiązaniem ułatwiającym i usprawniającym proces administrowania wspólnotami lub spółdzielniami mieszkaniowymi, TBS-ami, współwłasnościami i nieruchomościami komercyjnymi z akcentem na obsługę rozliczeń mieszkańców lub najemców. Oprogramowanie działa w środowisku Windows, posiada przyjazny i czytelny interfejs użytkownika.

Główne możliwości programu

Ewidencja danych:

  • ewidencjonowanie danych osobowych wszystkich podmiotów powiązanych z daną wspólnotą (właścicieli, najemców, dostawców, pozostałych kontrahentów)

  • ewidencjonowanie wszelkich operacji księgowych związanych z danym kontrahentem

  • pełna ewidencja zasobów wspólnoty z określeniem rodzaju zasobu (lokale mieszkalne, użytkowe, miejsca postojowe, garaże, reklamy, pomieszczenia gospodarcze)

  • możliwość definiowania dowolnych parametrów opisujących zasoby wspólnoty ( wszelkiego rodzaju powierzchnie, udziały, ilości osób, współczynniki itp.) z zarejestrowaniem zmian zachodzących w czasie.

  • ewidencjonowanie urządzeń pomiarowych wraz z całkowitą historią odczytów, możliwość importu liczników i odczytów liczników indywidualnych z plików CSV lub XLS generowanych przez zewnętrzne firmy (Ista, Techem, B-Meters).

  • ewidencjonowanie umów związanych z daną nieruchomością

  • ewidencjonowanie zgłoszeń od mieszkańców dotyczących napraw i stanu ich wykonania

  • ewidencjonowanie terminów (przeglądów budowlanych, przeglądów technicznych, legalizacji urządzań, zebrań itp.)

  • funkcja automatycznego przypominania o zbliżających się terminach i niezałatwionych zgłoszeniach

  • ewidencjonowanie remontów prowadzonych w poszczególnych budynkach

  • ewidencjonowanie zleceń wykonywanych na rzecz wspólnoty/ spółdzielni

  • ewidencjonowanie uchwał wspólnot mieszkaniowych wraz z pełnym archiwum głosowań

  • ewidencjonowanie dowolnych informacji dodatkowych związanych z danym lokalem

 

Naliczanie opłat miesięcznych i rozliczenia:

  • całkowita automatyzacja procesu naliczania zaliczek miesięcznych i późniejszego ich rozliczania na podstawie faktycznie poniesionych kosztów, uwzględniająca wszystkie zmiany w okresie naliczenia i rozliczenia zaliczek (zmiany właścicieli, zmiany parametrów lokali np. ilości osób, naliczanych ryczałtów, stanu posiadania lub wymiany urządzeń pomiarowych itp.)

  • możliwość definiowania dowolnych algorytmów służących do naliczania opłat miesięcznych i rozliczania poniesionych kosztów

  • możliwość wyliczania średnich norm zużycia dla mieszkańców wyposażonych w liczniki indywidualne pozwalająca na automatyczną aktualizację opłat miesięcznych na kolejny okres rozliczeniowy w oparciu o zużycia z poprzedniego okresu rozliczeniowego

  • możliwość przeprowadzenia symulacji obciążenia mieszkańca za dowolny okres

  • przejrzysty mechanizm wystawiania dokumentów korygujących miesięczne zaliczki lub rozliczenia

  • możliwość dokonywania jednorazowych obciążeń mieszkańców

  • generowanie raportów oraz zawiadomień o wymiarze zaliczki miesięcznej i rozliczenia

  • generowanie faktur sprzedaży i not obciążeniowych

 

Księgowość:

  • prowadzenie pełnej ewidencji dokumentów sprzedaży, zakupu, księgowań i wyciągów bankowych

  • możliwość generowania e-Sprawozdań Finansowych z programu Lokale

  • mozliwość generowania plików JPK

  • możliwość prowadzenia rozrachunków z właścicielami lub najemcami lokali. W przypadku podmiotów posiadających kilka lokali we wspólnocie program umożliwia prowadzenie rozrachunków osobno lub też połączenie ich w dowolny sposób zgodnie z zaleceniem właściciela lokalu

  • możliwość prowadzenia rozrachunków z dostawcami, pozwalająca w łatwy i szybki sposób ustalić stan rozrachunków z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz wspólnoty

  • możliwość ewidencjonowania wyciągów bankowych poprzez wprowadzenie ich pozycji do systemu

  • możliwość automatycznego wczytania wyciągów bankowych generowanych w formatach MT940 oraz CSV. System Lokale współpracuje ze wszystkimi bankami, które pozwalają wygenerować wyciągi bankowe (lub historie operacji) w formatach CSV lub MT940. Oprogramowanie posiada wbudowane mechanizmy rozpoznawania wczytywanych pozycji wyciągu bankowego – rozpoznawanie kontrahenta po subkoncie, nazwie lub koncie bankowym, rozpoznawanie rodzajów operacji: prowizje i odsetki bankowe, przelewy przychodzące i wychodzące, płatności masowe

  • obsługa płatności masowych – identyfikacja kontrahenta zapewniona przez system wirtualnych numerów rachunków

  • możliwość zbudowania własnego planu kont księgowych z wielostopniową strukturą kont syntetycznych i analitycznych

  • możliwość zdefiniowania schematów dekretacji określających w jaki sposób mają być księgowane dokumenty sprzedaży, zakupu i operacje bankowe. System automatycznej dekretacji na kontach zdecydowanie przyspiesza księgowanie dokumentów, minimalizując przy tym ryzyko popełnienia błędów

  • możliwość księgowania dokumentów w nowym roku rozrachunkowym przed ostatecznym zamknięciem roku poprzedniego

  • możliwość sporządzania sprawozdań budżetowych, generowania wydruków i raportów sprawozdawczych

  • automatyczne parowanie operacji bankowych z właściwymi dokumentami sprzedaży lub zakupu oraz automatyczne dekretowanie ich na właściwych kontach księgowych

  • możliwość automatycznego rozksięgowania wpłaty dotyczącej wielu rozrachunków na podstawie reguł ustalonych przez użytkownika w konfiguracji programu

  • program kontroluje saldo początkowe i końcowe wyciągu bankowego z przychodami i rozchodami zarejestrowanymi w tym wyciągu

  • możliwość przypisania przychodów i kosztów do budynków, nieruchomości lub rodzajów zasobów (mieszkania, lokale użytkowe, garaże, miejsca postojowe itp.) według wskazanego przez użytkownika programu sposobu podziału

  • możliwość szybkiego wprowadzania dokumentów zakupowych połączona z automatycznym księgowaniem tych dokumentów na właściwe konta kosztowe, zgodnie z zasadami ustalonymi przez użytkownika w schematach dekretacji

  • możliwość generowania poleceń przelewu dla wprowadzonych dokumentów zakupu

  • generowanie raportów o aktualnym saldzie kontrahenta

  • możliwość naliczania odsetek od nieterminowych zapłat, program pozwala zdefiniować własne stopy procentowe i terminy zapłat dla każdej ze wspólnot, istnieje również możliwość wprowadzenia indywidualnych stóp procentowych wynikających np. z zawartych umów

  • generowanie wezwań do zapłaty w oparciu o aktualny stan zadłużenia

  • ewidencja kolejnych etapów postępowania windykacyjnego pozwalająca na bieżąco monitorować stan sprawy

  • możliwość wprowadzania własnych etapów dokumentowania przebiegu procesu windykacji

  • ewidencja spraw sądowych

  • możliwość rozłożenia zadłużenia na raty oraz ustalenia harmonogramu spłat

  • kontrola kompletności i poprawności dekretacji wprowadzanych do systemu dokumentów

  • alternatywnie do własnej części księgowej program Lokale może współpracować z innymi systemami finansowo księgowymi (Unisoft, Symfonia, CDN Optima, Teta, T-Soft, SoftLab, Reset, Eden, Handel)

 

Komunikacja:

  • możliwość wskazania preferowanej przez właściciela lokalu formy kontaktu (e-mail, list zwykły, list polecony, list do skrzynki, SMS)

  • możliwość generowania korespondencji seryjnej do wielu odbiorców na podstawie zdefiniowanych szablonów

  • możliwość wysłania do właścicieli lokali wiadomości e-mail wraz z dodatkowymi załącznikami przy pomocy kreatora tworzenia wiadomości e-mail wbudowanego do programu

  • możliwość wysłania do mieszkańców wiadomości e-mail z poziomu jakiegokolwiek raportu (dany raport np. zawiadomienie o wymiarze zaliczki zostanie dołączone do wiadomości jako załącznik w formacie PDF)

  • możliwość przygotowania kompletu dokumentów dla danego kontrahenta, dzięki funkcji kompletowania można przygotować wydruk składający się z kilku raportów posortowanych według właścicieli (np. komplet dokumentów składający się z bieżącego naliczenia, rozliczenia oraz informacji o aktualnym saldzie)

  • możliwość wygenerowania z systemu list obecności, kart do głosowania, ankiet, wydruku treści uchwał

  • integracja systemu Lokale z systemem Poczty Polskiej eNadawca. W programie można przygotować zbiorcze paczki zawierające niezbędne dane do wysłania listów i przesłać je do usługi E-Nadawca. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, konieczne jest podpisanie umowy z Pocztą Polską, a następnie stworzenie konta w usłudze eNadawca dostępnej na stronach Poczty Polskiej

  • możliwość wysyłki z programu wiadomości SMS. Usługa Lokale SMS pozwala na wysłanie do jednego mieszkańca, grupy lub do wszystkich mieszkańców (dla których wprowadzono w programie numery telefonów na potrzeby wysyłki SMS) krótkich wiadomości tekstowych SMS-em. Mogą to być informacje wspólne dla wszystkich właścicieli (np. o braku prądu czy wody lub przeprowadzanych pracach na terenie wspólnoty), jak również informacje spersonalizowane (np. o nowych stawkach miesięcznych, rozliczeniach czy o saldzie). Aby skorzystać z tej funkcjonalności, konieczne jest podpisanie dodatkowej umowy na usługę LokaleSMS

  • możliwość komunikacji z mieszkańcami za pośrednictwem kartoteki internetowejLokaleNet . Dzięki tej internetowej kartotece mieszkańca, zarządca może dostarczać właścicielom informacji o ich naliczeniach, rozliczeniach czy saldach. Może także przesyłać im dowolne komunikaty oraz dane dotyczące ich mieszkania. W drugą stronę mieszkaniec może wysyłać Zarządcy wszelakiego rodzaju zgłoszenia, które mogą trafić również na adres mailowy Zarządcy, podawać odczyty liczników, czy zagłosować nad uchwałą. Mieszkaniec (po włączeniu odpowiedniej funkcji) może otrzymywać wszystkie informacje o zmianach w kartotece LokaleNet na swój adres mailowy. Wygodną funkcją jest również możliwość wyświetlenia dodatkowych informacji dla członków zarządu. Taki „specjalny” mieszkaniec ma wówczas dostęp do rozrachunków wszystkich mieszkańców oraz dostawców, kosztów jakie ponosi wspólnota, czy zużyć liczników. Istnieje też możliwość podglądu aktualnej sytuacji finansowej wspólnoty. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, konieczne jest podpisanie dodatkowej umowy na usługę LokaleNet

Dodatkowe funkcje:

  • książka obiektu budowlanego

  • szyfrowanie plików pdf wysyłanych do mieszkańców

  • obsługa kodów kreskowych. Przykładowo, można je wykorzystać do obsługi ankiet. Zarządca tworzy ankietę (dla każdej opcji przypisany jest kod kreskowy) i rozsyła do mieszkańców. Mieszkaniec wybiera jedną z opcji i dostarcza ankietę do administracji. Następnie zarządca za pomocą najprostszego czytnika kodów kreskowych skanuje wybraną opcję, program zaś automatycznie znajduje właściwego kontrahenta i wypełnia przy nim odpowiedni słownik z wybraną opcją ankiety. Można również tworzyć wydruki uchwał z kodami kreskowymi, a następnie wyniki wczytywać do programu. Efektem jest szybsze wprowadzanie do programu głosów oddanych przez mieszkańców na zebraniu lub przesłanych przez nich kart do głosowania.

  • możliwość zarządzania obiektami z poziomu mapy (na podkładzie pliku graficznego)

  • natychmiastowy dostęp do informacji na temat naliczeń i salda mieszkańca jak również parametrów jego lokalu

  • możliwość stworzenia dowolnego, specyficznego sposobu naliczania lub rozliczania opłat

  • moduł szablonów umożliwiający samodzielne tworzenie wszelkiego rodzaju szablonów wydruków

  • moduł tabel umożliwiający stworzenie bardziej skomplikowanego zestawienia np. sprawozdania finansowego

  • obsługa przyznawanych mieszkańcom dodatków mieszkaniowych

  • generowanie z systemu wydruków książeczek mieszkaniowych i poleceń zapłaty

  • funkcje analizy odczytów urządzeń pomiarowych

  • prowadzenie ewidencji obiegu korespondencji